建立基本信息就像打地基一样重要。地基打得怎么样，决定你的楼层能盖多高？一个企业的进销存软件运用怎么样。大部分的进销存软件的客户、供应商、产品信息都是采用树形分类，所以，分类的合理与否就涉及到后面需要的报表能否出得来。
另外，基本信息建立必须遵循五个原则：
· 统一的编号规则。
· 统一的命名规则。
· 产品名称、客户名称必须完整唯一。
· 专人负责在统一编号、命名规则下建立完整的产品名称、客户名称。不允许出现客户简称、产品简称等情况。
· 产品名称必须是细化到最小的单元格。
举例说明：
①商品名称建议直接命名
例如：联想电脑扬天系列T4900DI54G500G1G独显DVD刻录。公式=品牌+产品+系列+具体型号、配置。这样的命名方式可以避免产品名称重复、不唯一，带来库存管理的混乱。
②客户公司命名就坚持全名
例如：呼和浩特航擎电子有限公司，就必须命名为全名。避免呼和浩特航擎，航擎电子、航擎公司、呼市航擎等简称。否则你会发现，这样的话应收款管理很混乱，呼和浩特航擎账上挂着一笔应收，航擎电子账上也有应收，航擎公司上也有应收，如何知道到底总的有多少应收呢？
③期初公司的银行账户和老板、法人的私人账户必须分开
否则，老板要用钱直接就从公司账户里面支取，客户什么时候打款过来也不清楚。现金银行肯定很混乱。虽然说公司的钱也是老板的钱，从规范的财务角度讲，就算老板要用公司里面的钱，也得有凭证才从财务处支取，这样，出纳的现金、银行日记账才会清晰明了。
如期初库存商品、期初应收、期初现金银行等。
①录入期初是手工帐和电脑账衔接的过程，只有把期初的数据尽可能的盘点清楚，后面公司管理越容易理顺。如果期初不准，后期的数据分析、报表查询就没有多大作用和意义了，因为期初数据不准，过程管理得再好，最后的数据也不准。
②必须在业务过程中逐步去调整数据，把软件的账面库存和仓库的实物库存盘点核对清楚。通过期初库存调整或库存管理的报损、报溢来调整库存。再把往来核对清楚、管理好应收应付、现金银行等。
日常业务处理需注意这几点：
① 管库存的员工，一般不经手进货类、出货类单据，只需管好库存商品数量即可，不能自己去做单子。
仓库只需确保库存商品不被偷、被盗、水淹，确保实物入库数量、型号和入库单数量、型号一致，确保出库数量、型号和出库单一致。发货、配货必须见单照单执行，准确无误的发货、配货。
② 进货和销售必须分开，专人负责。
建议一人开采购单，一人审核、一人过账；人手不够的情况也可以一人开单，另外一人审核兼顾过账。至少保障进货有人负责、销售有人负责、仓库有人负责。各司其责，在自己岗位权限范围内工作。
③ 管理往来的，负责把每一笔款项找到对应的出入库单据，及时准确的勾兑，管理好客户的信用额度、信用周期，统计出超期应收，简单的做一些账龄分析，资金周转率等分析。
进销存软件除了录入简单的基础数据以及日常几张常用单据以外，别的什么都不用做，放心等待报表结果，可以确保报表数据及时准确的呈现给需要数据分析的领导。为企业的发展提供数据支持，提供参考建议。这就是进销存软件具有的使用效果，用户无须操心里面复杂的统计公式，无须再拿着计算器或者算盘加加减减，只要通过单据形式把该录入到软件里的数据都正常录入后，软件就会自动进行运算，快速地给用户展现一目了然的多维度、多角度的业务报表和财务报表。
多种角色和分工让企业日常的工作能够快速地落实到个人上，每人都可以方便地完成自己的工作，减少互相之间的牵连和等待，从而大大提高了企业内部的运作效率：
尽量让销售人员、采购人员、财务人员、仓管人员等多种角色都参与到软件的管理中来；
销售人员只负责货品销售方面的工作；
采购人员只负责货品采购的工作；
财务人员专门记录财务收支和进行帐户管理；
仓管人员专门进行货品管理；
